外国人採用後の上手な受け入れ環境づくりとは?
「はじめて社内に外国人エンジニアがやってくる」。そんな状況が訪れたら、きちんと準備にあたる必要があります。できれば専任スタッフを何人か選出し、スムーズな受け入れ態勢を整えていきたいものです。
外国人エンジニアの入社前に社内でおこなっておきたい受け入れ準備
『外国人労働者=単純作業』と認識している人はまだ少なくないかと思いますが、実際にはエンジニアなど、高度な業務分野にも、数多くの外国人が就労しています。
その背景には、日本の『少子高齢化』という現実があります。「そろそろ外国人の受け入れに本気で取り組まないと、人手不足で事業が回らなくなる」という危機を感じていて、外国人採用にチャレンジを始めている企業は、すでに数多く存在しているのです。
こうして雇用した外国人に、持てるポテンシャルを存分に発揮してもらうためには、彼らにとって働きやすい環境を整える努力が、必要となってきます。まず行うべきなのは、既存社員の意志統一。
- なぜ外国人エンジニアを雇用する必要があるのか。
- 彼らが入社することで、業務上どのようなメリットがあるのか。
- 彼らとチームを組むことで、どのような目標達成を目指すべきなのか。
こうした内容を全員が共有することで、社内に「外国人エンジニアを仲間として迎える」、「彼らの仕事ぶりを尊重し、必要な場合はサポートを提供する」という精神風土が育まれていきます。
先入観や偏見、そして誤解を持つ社員がいるようなら、徹底的に話し合いを。問題の芽は、受け入れ前にできるだけ摘み取っておきましょう。
言語面での受け入れ環境づくり
外国人社員の雇用に関する懸念事項は言語が大多数といえます。採用時に日本語能力をある程度把握できていたとしても、ビジネスの場面で専門用語を流暢に操れるかどうかは、また別の問題。日本人同士なら、わずかな会話でも計れる意思疎通が実現しにくくなるため、思わぬミスが多発するという事態も考えられます。
このため、受け入れ側は事前にさまざまな対策を講じておかなければなりません。以下にその代表例を紹介しています。
- 日本語教室の情報を調べておく。働きながら学べるコースがあれば入学要綱をチェックし、通学体制を整えておく。
- 業務上最低限必要な専門用語に関して、採用する外国人の母国語との対照表を作成しておく。
- 日本人社員に「ゆっくりとした会話で正確に意志を伝える」、「なるべく理解しやすい単語を駆使して、会話を構築する」練習をさせておく。
- グローバル言語である英語が堪能な日本人社員が在籍している場合は、外国人エンジニアのサポート業務に時間を割けるよう、あらかじめ調整しておく。
- ・雇用契約書の他、就業規則を翻訳しておく。
もちろん上記だけでは不十分ですし、雇用後に新たな気付きを得ることも、多々あるでしょう。その都度、柔軟な対応を心がけていくことが、大切になってきそうです。
生活面での受け入れ環境づくり
慣れない環境で労働に励む外国人は、疲労やストレスを蓄積させがちです。彼らの仕事に対するモチベーションを高めてもらうためには、プライベートな時間を過ごす住居にも配慮する必要があります。
「今回の就労のため、外国から招聘した」という場合には、企業が住居を手配することが多くなっています。民営のアパートを選ぶ場合は、静かな環境でゆっくりと休養できる物件を選ぶこと。社員寮があるという場合でも、あらかじめ入寮者や寮の管理スタッフに特別な配慮を求めておきます。外国人の入居が制限されている場合もあるので外国人の入居に強い不動産を選ぶことや、日本で働く外国人が多く住むシェアハウスなどの選択肢も考えてみても良いでしょう。
また採用決定後に、本人と『生活面について話し合う機会』を積極的に設けたいものです。趣味や「日本でやってみたいこと」、そして好みの食事や宗教、スポーツなどについて情報を収集しておけば、来日後の居住エリアで実現可能な方法を、大まかに提示してあげることができます。
また住居以外にも、外国人が実際に生活をスタートさせた際、インフラ契約や法制上手続きなどさまざまな場面で、日本人が気付きにくい不便に直面することがあります。彼らが所属する部署を統括しているリーダーは、業務面だけでなく、生活面の不便について、気楽に相談しやすい雰囲気づくりを心がけていく必要があります。
労働条件面での受け入れ環境づくり
外国人を雇用する際は「日本人社員と同等の待遇を与える」ことが、在留資格交付の条件となっています。これは給与だけでなく、労働の内容や環境にもあてはまる条件。「外国人だから」という差別は、事前に撤廃しておかなくてはなりません。
また『日本人ならではの働き方』の中には、外国人には馴染みにくいものもあります。「同じ部署の人がまだ働いているので、帰りにくい」といったサービス残業や、「先輩を差し置いて、有休を取るのは気が引ける」といった精神風土は、その最たる例。外国人が拒否反応を示すことはよくあります。外国人には理解が難しい文化です。
外国人の雇用は、企業のグローバル化に向けた大きな前進。この機会に、旧態依然とした慣習から脱却することは、日本人社員の士気を高めるのにも、役立ちます。企業内の上層部も積極的に話し合いを行い、社内の働き方改革に着手してください。
またここまでの内容とは相反しますが、外国人に迎合してばかりなのも、問題です。
「上司を敬う」、「時間や期限を守る」、「自分だけでなく、チームの成果を意識する」といった基本ルールに馴染もうとしない人材には、意識改革を促す強い態度も必要。入社前には雇用条件はもちろん、最低限必要と思われる社内ルールやマナーを伝え、できればその理由も説明して納得して実践してもらえる状態を目指しましょう。
価値観共有・帰属意識醸成に関する取組み準備
外国人エンジニアの採用は「異なる文化や価値観を持つ人間を、受け入れる」ことに繋がっていきます。
例えば宗教を例に挙げてみましょう。日本では仕事中に宗教的な儀式を施すほど篤い信仰を持つ人はまれですが、海外には「神への祈りを毎日欠かさない」という習慣を持つ人は、決して少なくありません。
そうした自分たちとは違う文化や習慣をもっているひとも働きやすいような環境を整えること、理解することが大切です。既存社員には仕事上のフォローをするだけでなく、多様な文化や個性を受け入れる柔軟さを養っていくよう、指導してください。
また外国社員人が1日も早く社内環境に溶け込み、良好なコミュニケーションが図れるよう、サポートしてあげることも大切です。
社員同士でざっくばらんな話ができる機会は、特に大切です。終業後の飲み会などは、強制されなくてもストレスを感じる人もいますので、チームリーダーがランチタイムなどへ積極的に誘い、異文化交流を図るなども有効な手です。またレクリエーションなどの機会を、参加者の負担にならない程度に企画するのもよいでしょう。
まとめ
初めて外国人社員を受け入れる場合、その体制作り自体が大変ですし、既存の社員の意識変革という難しい課題も解決する必要があります。充分な時間をかけて、取り組みましょう。
外国人社員に対する配慮としては、本人の言語学習環境の準備、生活環境の準備やフォローアップ体制の準備、労働環境面でも本人に対する説明の他、既存の社員に対して外国人社員について理解をしておいてもらうことも必要です。
一つ一つの課題を細かく見ていくと難しく、際限の無い事のように思えるかもしれませんが、まずは、外国人社員と既存社員との間できめ細かいコミュニケーションをとっていくことが大事です。このことによって早めに課題を洗い出し、解決に真摯に取り組むことによって、互いに理解を深めることが出来るはずです。